Het organiseren van een zakelijk etentje kan soms een mijnenveld zijn als het gaat om belastingregels. Wat mag je wel aftrekken en wat niet? Hier duiken we in de wereld van BTW op zakelijke etentjes en proberen we wat duidelijkheid te scheppen. Het is immers niet de bedoeling dat je een gezellig diner organiseert en achteraf voor verrassingen komt te staan bij de belastingaangifte.
De basisregel bij zakelijke etentjes is dat de BTW op eten en drinken aftrekbaar is, maar er zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld, als je een klant mee uit eten neemt om een deal te bespreken, dan kun je de BTW meestal gewoon aftrekken. Echter, als je met collega’s gaat dineren zonder duidelijke zakelijke reden, dan kan het lastiger zijn om de BTW terug te krijgen. Dit klinkt misschien een beetje als een grijs gebied, maar de belastingdienst is hier vrij strikt in.
Een ander belangrijk punt om te onthouden is dat de BTW op alcoholische dranken vaak niet aftrekbaar is. Dus dat biertje of wijntje tijdens het diner valt helaas buiten de boot. Dit komt omdat de belastingdienst alcohol als een luxeproduct beschouwt. En dat is ergens ook wel logisch, toch? Het idee is dat zakelijke uitgaven functioneel moeten zijn voor het werk, en een fles wijn hoort daar meestal niet bij.
Slim besparen op bedrijfsborrels
Organiseer je regelmatig bedrijfsborrels? Dan weet je dat de kosten snel kunnen oplopen. Gelukkig zijn er manieren om hier slim op te besparen. Een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is: wat zijn de aftrekbare kosten? De belastingdienst heeft hier duidelijke regels voor, maar het kan soms even puzzelen zijn om alles goed te regelen.
Voor bedrijfsborrels geldt dat de BTW op eten en niet-alcoholische dranken vaak aftrekbaar is. Dit betekent dat je bijvoorbeeld de kosten voor hapjes en frisdrank kunt terugvragen bij de belastingdienst. Dat is al een goede start, toch? Maar let op: zoals eerder genoemd, vallen alcoholische dranken hier vaak buiten. Dus die dure flessen champagne kun je beter voor een andere gelegenheid bewaren.
Daarnaast is het slim om te kijken naar alternatieven voor dure horeca-locaties. Waarom niet eens een bedrijfsborrel op kantoor organiseren? Het kan net zo gezellig zijn, en je hebt meer controle over de kosten. Bovendien kun je zelf bepalen welke hapjes en drankjes er worden geserveerd, wat weer scheelt in de uitgaven. En ja, misschien voelt het minder chique dan een borrel in een hippe bar, maar uiteindelijk gaat het om de gezelligheid en het samenzijn met collega’s.
Belangrijke tips voor de administratie
Administratie, niemand houdt ervan, maar het moet gebeuren. Zeker als het gaat om zakelijke uitgaven zoals etentjes en borrels. Een goede administratie helpt niet alleen om geld terug te krijgen van de belastingdienst, maar voorkomt ook gedoe als er ooit controle komt. Dus hoe zorg je ervoor dat alles netjes op orde is?
Een eerste tip is om altijd bonnen en facturen goed te bewaren. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het gebeurt vaak genoeg dat bonnetjes zoekraken of vergeten worden. Zorg ervoor dat je een systeem hebt (digitaal of fysiek) waarin je alle bewijzen van uitgaven bewaart. Dit maakt het veel makkelijker om later aan te tonen wat je hebt uitgegeven en waarvoor.
Daarnaast is het handig om bij elke uitgave kort te noteren wat het doel was van het etentje of de borrel. Dit hoeft geen roman te zijn; een korte notitie zoals “diner met klant X om project Y te bespreken” volstaat vaak al. Deze kleine moeite kan veel problemen voorkomen als de belastingdienst vragen stelt over specifieke kosten.
Veelgemaakte fouten vermijden
Bij het regelen van BTW op eten en drinken voor zakelijke doeleinden worden vaak dezelfde fouten gemaakt. De eerste valkuil is denken dat alle kosten automatisch aftrekbaar zijn zodra ze zakelijk lijken. Zoals eerder besproken, gelden er namelijk strikte regels over wat wel en niet aftrekbaar is.
Een andere veelgemaakte fout is het vergeten van bonnen of facturen. Zonder deze bewijsstukken wordt het moeilijk om kosten terug te vragen, hoe zakelijk ze ook waren. Zorg dus altijd voor een goede administratie waarin alle noodzakelijke documentatie wordt bijgehouden.
Tenslotte onderschatten veel mensen hoe belangrijk het is om duidelijk te kunnen uitleggen waarom bepaalde uitgaven gedaan zijn. Gewoon zeggen “het was zakelijk” is meestal niet genoeg voor de belastingdienst. Zorg ervoor dat je altijd kunt aantonen waarom een etentje of borrel noodzakelijk was voor je werk of bedrijf.